Scambiare e-mail di Posta Elettronica Certificata non basta per la giurisprudenza. Secondo la normativa vigente questi messaggi informatici, per essere opponibili a terzi, devono essere custoditi secondo specifiche disposizioni di legge.

Le PEC possono contenere dati giuridicamente rilevanti, quindi, così come per le fatture elettroniche, è bene mantenere inalterato nel tempo il loro effetto probatorio con una corretta conservazione.

Secondo il Codice di Amministrazione Digitale (CAD), infatti, i messaggi di Posta Elettronica Certificata devono essere preservati secondo sistemi di conservazione digitale a norma per essere opponibili a terzi (Dlgs 82/2005). Mentre per l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) i documenti mantengono valore legale nel tempo solo se “custoditi da un idoneo sistema di conservazione”.

L’obbligo di conservazione delle e-mail PEC può essere adempiuto da mittenti, destinatari o soggetti terzi, purché la conservazione sia effettuata a norma di legge in modo sostitutivo.

È indispensabile che tutti i soggetti conoscano nel dettaglio le linee guida che disciplinano i processi di gestione e conservazione dei documenti elettronici e che seguano adeguate procedure informatiche e organizzative per assicurarne nel tempo il loro valore legale.

La validità legale dei messaggi di posta elettronica certificata è garantita fino a 10 anni, se correttamente conservati tramite servizi studiati ad hoc e che rispettino le normative vigenti.