Il Garante per la Protezione dei Dati Personali ha pubblicato una nota ufficiale che chiarisce, una volta per tutte, come hotel, B&B, agriturismi e strutture ricettive in generale devono trattare i documenti d'identità degli ospiti. Un intervento atteso, arrivato anche sulla scia di recenti episodi di furto di dati che hanno coinvolto il settore alberghiero.

Se gestisci una struttura ricettiva, o se sei un consulente che supporta questo tipo di realtà, è il momento di rivedere i processi interni. Il rischio non è solo teorico: le sanzioni previste dal GDPR per un trattamento illecito di dati personali possono arrivare fino al 4% del fatturato mondiale annuo o a 20 milioni di euro.

Cosa prevede la normativa: l'obbligo di comunicazione alle QuestureDurante questa finestra, ogni organizzazione dovrà:

• La normativa vigente, ribadita anche dal portale Alloggiati Web della Polizia di Stato, è chiara: i gestori di strutture ricettive devono comunicare alle Questure territorialmente competenti le generalità delle persone alloggiate entro 24 ore dall'arrivo. Se il soggiorno è inferiore alle 24 ore, la comunicazione va effettuata all'arrivo stesso.

  Il sistema Alloggiati Web richiede esclusivamente:

• I dati anagrafici degli ospiti
• Il numero identificativo di un documento d'identità in corso di validità

Nel caso di gruppi familiari, è sufficiente il codice del documento di un solo rappresentante (ad esempio, uno dei genitori), accompagnato dai soli dati anagrafici degli altri componenti.

Null'altro. La copia del documento non è richiesta dalla legge per questo adempimento.

Il problema reale: cosa fanno davvero le strutture ricettive

Nonostante la normativa sia precisa nel definire i dati necessari, nella pratica quotidiana molte strutture ricettive hanno adottato abitudini che violano il principio di minimizzazione sancito dal GDPR, ovvero la regola per cui si possono raccogliere solo i dati strettamente necessari allo scopo dichiarato.

Il comportamento più diffuso è la fotografia o scansione sistematica del documento d'identità dell'ospite, spesso conservata per anni nei sistemi informatici della struttura. In alcuni casi, i documenti vengono addirittura inviati via WhatsApp o e-mail prima dell'arrivo, con tutti i rischi di sicurezza che questo comporta.

Questo approccio non è conforme al GDPR e, con la nota del Garante, non è più possibile far finta di non saperlo.

A chi si applica questa normativa

L'obbligo riguarda un perimetro molto ampio di soggetti:

Strutture ricettive professionali:

• Hotel e alberghi di ogni categoria
• Bed & Breakfast
• Agriturismi, ostelli, residence
• Campeggi e villaggi turistici

Privati:

• Proprietari di appartamenti o case vacanze che effettuano affitti brevi (inferiori a 30 giorni)

In sintesi: chiunque fornisca alloggio a pagamento è tenuto al rispetto di queste regole.

Perché adeguarsi conviene (oltre che essere obbligatorio)

Affrontare la compliance privacy in modo proattivo non significa solo evitare sanzioni. Per una struttura ricettiva, una corretta gestione dei dati porta vantaggi concreti e misurabili:

Riduzione del rischio di data breach. Conservare meno dati e solo quelli necessari significa avere meno informazioni esposte in caso di attacco informatico o accesso non autorizzato.

Fiducia degli ospiti. I clienti sono sempre più attenti alla tutela dei propri dati. Una struttura che dimostra di gestirli correttamente costruisce un vantaggio competitivo reale.

Ottimizzazione dei processi interni. Eliminare la raccolta di dati superflui semplifica i flussi operativi, riduce lo spazio di archiviazione e abbassa i costi di gestione.

Legittimazione del patrimonio informativo. I dati raccolti correttamente hanno valore: possono essere utilizzati per attività di marketing, fidelizzazione e analisi, nel rispetto della normativa.

Supporti strutture ricettive e professionisti del settore nella messa a punto di processi conformi al GDPR, dalla valutazione dell'attuale trattamento dei dati fino alla definizione di procedure operative chiare e sostenibili.

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